Standard téléphonique virtuel : 7 avantages pour une TPE ou un indépendant

Un standard téléphonique virtuel permet à une petite entreprise de gérer ses appels comme une grande, sans installer de matériel coûteux. Tout se passe en ligne : vos appels arrivent sur les téléphones, les ordinateurs ou les mobiles de votre équipe, où qu’elle soit. Voici les 7 avantages qui convainquent aujourd’hui de nombreuses TPE et de nombreux indépendants.

Qu’est-ce qu’un standard téléphonique virtuel ?

Un standard téléphonique virtuel, aussi appelé standard cloud ou IPBX hébergé, remplace l’ancien autocommutateur installé dans un placard. Le standard est hébergé chez un opérateur et fonctionne par internet. Vous le pilotez depuis une simple interface web : horaires d’ouverture, message d’accueil, répartition des appels, renvois vers les mobiles…

Résultat : il n’y a plus de boîtier à acheter, plus de technicien à faire venir pour chaque modification, et plus de dépendance à une ligne cuivre, qui est d’ailleurs en cours de fermeture en France.

1. Une image plus professionnelle

Dès la première sonnerie, le client entend un message d’accueil soigné et un menu clair : « Pour le service commercial, tapez 1 ; pour le suivi de commande, tapez 2 ». Ainsi, même une entreprise de deux personnes donne l’image d’une structure organisée et sérieuse.

2. Plus aucun appel perdu

En effet, un appel manqué est souvent un client perdu. C’est pourquoi, avec un standard téléphonique virtuel, vous définissez des règles simples : si personne ne décroche au bureau, l’appel bascule sur un mobile, puis sur un collègue, puis sur la messagerie. Les messages vocaux arrivent par e-mail, vous pouvez donc les écouter partout.

3. Travailler de n’importe où

Bureau, domicile, chantier, déplacement : vos collaborateurs reçoivent et passent les appels professionnels avec le numéro de l’entreprise, depuis une application sur leur smartphone ou leur ordinateur. De cette façon, le télétravail devient simple, et le numéro personnel de chacun reste privé.

4. Des coûts maîtrisés

D’abord, pas d’investissement matériel au départ : vous payez un abonnement mensuel par utilisateur, souvent avec les appels vers les fixes et mobiles de France inclus. De plus, la maintenance et les mises à jour sont assurées par l’opérateur. Au final, pour une TPE, l’économie par rapport à un standard classique est généralement réelle.

5. Une installation rapide et évolutive

Par ailleurs, un standard téléphonique virtuel se met en service en quelques jours. Un nouveau salarié arrive ? Vous ajoutez une ligne en quelques clics. Une période de forte activité ? Vous ajoutez un poste temporaire, puis vous le retirez. Bref, le standard grandit et se réduit au rythme de votre activité.

6. Des fonctions avancées, faciles à utiliser

Les fonctions autrefois réservées aux grandes entreprises sont incluses :

• message d’accueil et attente musicale personnalisés ;
• horaires d’ouverture et message spécifique pour les jours fériés ;
• files d’attente et répartition des appels entre plusieurs personnes ;
• enregistrement des appels, pour la formation ou la qualité ;
• statistiques : nombre d’appels, appels manqués, heures de pointe ;
• intégration possible avec votre logiciel client.

7. Vous gardez votre numéro

Vous n’avez pas besoin de changer de numéro pour passer à un standard virtuel : votre numéro actuel peut être transféré grâce à la portabilité. En outre, vous pouvez obtenir de nouveaux numéros SIP locaux ou nationaux, par exemple un numéro en 01 pour afficher une présence à Paris.

Pour qui le standard téléphonique virtuel est-il fait ?

Il convient particulièrement à ces profils :

• indépendants qui veulent séparer vie pro et vie perso ;
• TPE et PME de 2 à 50 personnes ;
• commerces et cabinets (médecins, avocats, agences) qui reçoivent beaucoup d’appels ;
• équipes mobiles ou en télétravail.

En revanche, la seule condition est une connexion internet stable. Par exemple, avec la fibre, la qualité d’appel est excellente.

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